Coraz więcej osób spotyka się z sytuacją, w której ich wiadomości e-mail wysyłane z firmowej skrzynki nie docierają do klientów lub partnerów. W 90% przypadków nie jest to spowodowane ignorowaniem wiadomości przez odbiorcę, lecz niewłaściwą konfiguracją domeny.

Obecnie większość dostawców poczty, w tym Google i Microsoft, zaostrzyła filtrację wiadomości e-mail w celu walki ze spamem i fałszywymi e-mailami. Jeśli twoja domena nie ma podstawowych mechanizmów weryfikacji, takie serwisy mogą po prostu odrzucić twoje wiadomości lub wysłać je do folderu „Spam”.

Jak sprawdzić, co jest nie tak?

Pierwszym krokiem jest przetestowanie konfiguracji domeny i jej rekordów pocztowych za pomocą narzędzia MXToolbox.com. To narzędzie wskaże wszelkie krytyczne błędy w konfiguracji DNS.

Najważniejsze trzy rekordy do sprawdzenia:
1. SPF (Sender Policy Framework) – określa, które serwery mogą wysyłać e-maile w imieniu twojej domeny.
Poprawna konfiguracja:

v=spf1 include:_spf.twojdostawcapoczty.com -all

Jeśli SPF jest niepoprawny lub nie istnieje, serwery pocztowe nie będą wiedzieć, czy wiadomość pochodzi z zaufanego źródła.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail) – cyfrowy podpis wiadomości e-mail, który potwierdza ich autentyczność i zapewnia, że nie zostały zmienione podczas transmisji.
DKIM jest generowany przez serwer pocztowy i dodawany jako rekord DNS.
Brak DKIM może sprawić, że wiadomość zostanie uznana za podejrzaną.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) – definiuje politykę sprawdzania SPF i DKIM oraz określa, co należy zrobić z wiadomościami, które nie przejdą tej weryfikacji.
Minimalna poprawna konfiguracja:

Jeśli DMARC nie istnieje lub ma wartość p=none, twoja domena nie jest chroniona przed podszywaniem się pod nią.

Jak to naprawić?

Sprawdź rekordy SPF, DKIM i DMARC za pomocą MXToolbox.com
Popraw błędy w ustawieniach DNS. SPF i DMARC można skonfigurować samodzielnie w panelu zarządzania domeną, a DKIM często wymaga aktywacji w ustawieniach serwera pocztowego.
Przetestuj działanie poczty po wprowadzeniu zmian – wyślij testowe e-maile i upewnij się, że trafiają do skrzynki odbiorczej adresata.

Jeśli e-maile nadal nie dochodzą – sprawdź, czy adres IP twojego serwera nie trafił na czarne listy (RBL). Możesz to zrobić również za pomocą MXToolbox.

Konfiguracja poczty nie jest magią – to prosta techniczna weryfikacja. Poświęć na to 10 minut, a już nigdy nie będziesz się zastanawiać, dlaczego twoje wiadomości „nie dochodzą”. Twój dostawca hostingu pomoże Ci rozwiązać ten problem. Jeśli problem dotyczy ustawień strony internetowej, skontaktuj się z nami w celu uzyskania pomocy.